Contoh Surat Keterangan Hasil Ujian (SKHU) Sementara & Cara Mudah Membuatnya

Bagi yang kemampuan Excel-nya masih amatir seperti saya, yang kurang paham (kurang paham sekali) dengan rumus-rumus hlookup, vlookup, concatenate, dan teman-temannya  tetapi tidak ingin ribet membuatnya, saya akan share caranya.

Hampir sama caranya dengan postingan saya mengenai Contoh Surat Pengumuman Kelulusan & Cara Cepat membuatnya  atau Cara Membuat Kartu Ujian Dengan Microsoft Word & Microsoft Excel

Contoh Surat Keterangan Hasil Ujian (SKHU) Sementara :
file Ms. Word nya bisa diunduh di sini

Cara Membuat Surat Keterangan Hasil Ujian (SKHU) Sementara :
Sebagai contoh, saya akan membuat SKHU untuk 1 rombel yang banyak siswanya ada 33 orang.

1. Siapkan format surat keterangannya.
Formatnya bebas, yang penting bertujuan untuk menginformasikan nilai yang diperoleh oleh peserta didik.

2. Buat form dalam Ms. Excel yang berisi data siswa dan nilai
PENTING! : Format sel harus Text, dan tidak boleh menggunakan rumus dan format sel apapun.

Jadi, semua harus diketik, tidak boleh menggunakan format apapun.
Kalau nilainya 90.0, harus diketik 90.0 tidak boleh menggunakan increase/decrease decimal.
Kenapa demikian? Karena hal ini nantinya mempengaruhi hasil tampilan pada format surat di Ms. Word.


Format data dan nilai siswa yang saya buat seperti berikut :

Isi data di Ms. Excel ini kita sesuaikan dengan kebutuhan data yang ingin kita isi di format surat keterangan.

Karena saya ingin meggunakan format SKHU seperti gambar di atas, maka data isian di Ms. Excel saya isi dengan :
1. Data siswa, seperti : Nama siswa, tempat & tanggal lahir, nama orang tua, NIS/NISN, nomor peserta

2. Nilai siswa
Nilai saya buat kolomnya seperti gambar di atas.
Misalnya :
- kolom QH.RT.R ini maksudnya adalah nilai rata-rata raport mata pelajaran Qur'an Hadits 
- kolom QH.US ini maksudnya adalah nilai ujian sekolah/madrasah mata pelajaran Qur'an Hadits
- kolom QH.NA ini maksudnya adalah Nilai Akhir (yang sudah dikali dengan 70% untuk nilai rata-rata raport + dikali 30% untuk nilai sekolah/madrasah) mata pelajaran Qur'an Hadits

Jadi, kita harus mengisi nilai dalam form Excel ini untuk semua mata pelajaran

Blanko kosong format nilai seperti gambar di atas bisa diunduh di sini


Jangan lupa membuat judul kolom dan mengingat nama sheet-nya

3. Setelah selesai melengkapi data dan nilai di Ms. Excel, tutup Ms. Excel-nya, lalu buka format SKHU di Ms. Word.
Klik menu Mailings --> Select Recipients --> Use Existing List....

Selanjutnya akan muncul jendela berikut :

Setelah klik OK, kita akan melanjutkan mengisi data-datanya.

1. Mengisi Nomor Surat
Dengan cara ini nomor surat bisa otomatis terurut.

Masih di Menu Mailings, lakukan langkah berikut :

Klik no, maka nanti akan seperti berikut :

2. Mengisi Data Identitas Siswa
Arahkan kursor ke NAMA

 Lalu, ke Menu Mailings, dan lakukan langkah berikut :

Klik Nama, maka tampilannya akan menjadi seperti berikut :

Arahkan kursor ke TEMPAT & TANGGAL LAHIR

 Lalu, ke Menu Mailings, dan lakukan langkah berikut :

Klik Tempat_Lahir, maka tampilannya akan menjadi seperti berikut :

tepat di sebelah <<Tempat_Lahir>> buat tanda koma atau garis miring, kemudian lakukan lagi langkah berikut :

Klik Tanggal_Lahir, maka tampilannya akan menjadi seperti berikut :

Lakukan hal yang untuk Nama orang tua, NIS/NISN, dan Nomor Peserta.
Sehingga semua data identitas terisi seperti berikut ini :

3. Mengisi Nilai Siswa
(Langkah ini akan dijelaskan dengan gambar)

Mengisi nilai rata-rata raport

 -------------------------------------------------

  -------------------------------------------------

 -------------------------------------------------


Mengisi nilai ujian madrasah

  -------------------------------------------------

  -------------------------------------------------

Mengisi nilai akhir

   -------------------------------------------------

   -------------------------------------------------

Lakukan hal sama untuk semua mata pelajaran

Selanjutnya, klik Preview Results

dan hasilnya akan terlihat seperti berikut :

Selesaikan pengisian nilai sampai nilai ujian nasional.

Untuk melihat hasilnya, klik Preview Results

Nah...selesai sudah tugas kita mengisi data.

Untuk melihat apakah SKHU 33 orang siswa berhasil dibuat, klik Auto Check for Errors

-----------------------------------------------------------------------------

Klik OK
Selanjutnya, akan terbuka jendela Ms. Word yang baru

SKHU 33 orang siswa berhasil dibuat.
Jika di halaman yang baru ini ada yang salah, misalnya format penulisan yang seharusnya tebal tapi belum ditebalkan, atau yang seharusnya justify tapi masih rata kiri, nah Anda bisa menutup halaman baru ini, kemudian mengeditnya di format master SKHU-nya, lalu klik lagi Auto check for errors. Bisa diulang-ulang sampai sesuai dengan format yang diinginkan.


Selanjutnya sudah bisa dicetak, bisa langsung dengan ctrl+p


Semoga membantu  ^_^
Sekian & Terimakasih
Wassalam....